대표자 변경을 준비하면서 가장 많이 헷갈리는 것 중 하나가 바로 '공증'이에요. 언제 해야 하고, 어떤 서류를 갖춰야 하며, 과연 비용은 얼마나 드는지 궁금하셨죠?
공증이 필요한 순간과 안 해도 되는 경우를 구분하지 못하면 시간과 돈을 낭비할 수 있어요. 그래서 이번 포스팅에서는 2025년 기준 대표자 변경 공증의 모든 것을 정확히 알려드릴게요!
📆 공증 시기 및 필요 서류
대표자 변경 과정에서 공증이 필요한 시점은 대부분 '등기 직전'이에요. 특히 대표자가 직접 신청하지 않고 법무사나 대리인을 통해 접수할 때, 위임장 공증이 필수랍니다. 😉
공증은 일반적으로 주주총회 또는 이사회 의사록이 작성된 이후에 진행해요. 즉, 의사결정이 난 후 바로 공증을 준비하는 게 좋아요. 서류 유효기간(작성일 기준 2주)을 넘기면 무효가 되기 때문에 서둘러야 해요!
대표자가 외국인이거나 외국 법인의 경우에는, 아포스티유(또는 영사확인)를 받은 외국 문서를 번역 후 공증까지 받아야 해요. 이때는 국내 공증사무소에서 추가 인증을 받기도 해요.
위임장을 공증하려면 반드시 인감도장이 날인된 원본이 있어야 하고, 인감증명서도 함께 제출해야 해요. 신분증만 가지고 갔다가 헛걸음하지 않도록 주의하세요!
전자공증도 가능하긴 하지만, 등기소에서 실물 공증문서를 더 신뢰하는 경우가 많아 현장 공증이 훨씬 원활한 경우가 많아요. 특히 첫 등기 변경이라면 실물 공증이 확실해요.
또한, 공증서류에는 정확한 날짜, 인적사항, 법인명, 주소 등이 일치해야 하며, 작은 오탈자 하나로도 다시 받아야 할 수 있어요. 공증 전 최종 검토는 필수랍니다!
공증이 필요한 서류 목록은 대체로 고정돼 있어요. 아래 표에 시기와 함께 정리해뒀으니 프린트해서 준비하셔도 좋아요. 🖨️
📎 공증 필요 서류와 제출 타이밍
| 서류명 | 공증 시기 | 비고 |
|---|---|---|
| 이사회 의사록 | 의사결정 후 즉시 | 정관 변경 포함 시 필수 |
| 주주총회 의사록 | 주총 당일 또는 다음 날 | 대부분의 법인에 해당 |
| 위임장 | 등기 접수 전 | 대리 접수 시 필수 |
| 정관 개정안 | 주총 후 바로 | 정관 변경이 있다면 필수 |
| 외국 서류 번역문 | 번역 직후 | 번역 공증 필요 |
💸 공증 비용 평균
공증 비용은 생각보다 다양한 요소에 따라 달라져요. 문서 종류, 분량, 법인의 형태, 공증 방식(전자 or 방문), 대리 여부에 따라 달라지기 때문에 한 가지로 딱 잘라 말하긴 어려워요.
가장 일반적인 ‘이사회 의사록’이나 ‘위임장’의 공증 비용은 보통 2만~4만 원 수준이에요. 이건 1건 기준이며, 여러 건을 한꺼번에 할 경우 묶음으로 할인되는 경우도 있답니다.
하지만 외국어 문서를 공증할 경우엔 번역 공증료가 따로 들어가요. 예를 들어 영어 번역 공증은 기본 3만~5만 원, 아포스티유가 붙는 서류는 10만 원 이상도 나올 수 있어요. 😮
그리고 공증 비용 외에도 복사, 출력, 인증서 발급 수수료 등 부가 비용이 생기니, 실제로는 문서 1건당 5만 원 정도로 보는 게 안전해요. 여러 문서일 경우 총액은 10만 원 이상도 충분히 나올 수 있어요.
공증은 ‘공증인가합동법무법인’에서 받을 수 있고, 전자공증을 원하면 법무부 전자공증센터에서도 신청 가능해요. 하지만 대면 공증이 더 빠르고, 서류 실물 확인이 쉬워요.
참고로, 서울시 기준 가장 많이 찾는 종로, 강남, 서초 지역의 공증 사무소는 경쟁이 많아 상대적으로 저렴하거나 빠른 서비스가 가능해요. 지방은 예약제인 곳도 많아요.
공증 비용이 아까워서 생략했다가 등기 반려되면, 오히려 시간과 돈을 더 낭비하게 돼요. 비용보단 안정적인 진행이 더 중요하다고 볼 수 있죠!
아래 표에 공증 비용 대략적인 평균을 정리했어요. 견적 비교할 때 활용해보세요! 😉
💼 공증 문서별 평균 비용표
| 공증 서류 | 평균 비용 | 비고 |
|---|---|---|
| 이사회 의사록 | 30,000원 | 2~3매 기준 |
| 주주총회 의사록 | 35,000원 | 기본 3매 이상 |
| 위임장 | 25,000원 | 인감 날인 필수 |
| 번역 공증 | 50,000원 | 언어/분량 따라 차이 |
| 정관 개정 공증 | 40,000원 | 사설 정관 포함 시 |
⚠️ 공증 안 하면 생기는 문제
대표자 변경 시 필요한 공증을 하지 않으면 가장 먼저 마주하는 건 바로 ‘등기 반려’예요. 등기소는 서류의 정합성과 적법성을 중요하게 보기에, 위임장이나 의사록이 공증되지 않으면 그대로 돌려보내요.
공증 누락으로 반려되면 작성일 기준 2주 안에 다시 준비해야 하는데, 이 시점을 넘기면 과태료가 부과돼요. 1건당 5만 원~50만 원까지 발생할 수 있어요. 😢
위임장을 공증하지 않은 상태에서 대리 접수하면, 현장에서 바로 접수가 거절돼요. 다시 공증 받고 방문해야 하기 때문에 불필요한 시간과 비용이 발생하죠.
외국어 문서에 대해 번역 공증을 누락하면, 등기소에서는 해당 문서를 ‘인정 불가’로 판단해요. 즉, 아무리 외국 기관의 인증을 받아도 국내에선 공적 효력이 없다는 거예요.
이사회 의사록을 공증 없이 접수하려다 보면, 인감 누락이나 작성 오류가 쉽게 생겨요. 공증 과정에서 1차 검토를 해주기 때문에, 실수를 줄이는 데도 큰 도움이 된답니다.
은행이나 관공서에서는 공증된 서류를 신뢰 기준으로 삼아요. 서류에 문제가 생기면 자금 집행, 계좌 변경, 납세자 등록 등 다양한 행정업무에 지장이 생길 수 있어요.
특히 투자 유치나 외부 감사, 법인 입찰 등에 참여할 경우, 공증 없는 서류는 법적 효력 부족으로 간주되기도 해요. 결국 그 피해는 고스란히 기업에 돌아오게 되죠.
전자공증도 가능하지만, 일부 기관은 아직 실물 공증에 익숙해요. 완전한 대체가 아니라 병행 체계라는 점을 꼭 인지하고 있어야 해요.
마지막으로, 공증은 단순한 도장이 아니라 ‘문서의 진정성’을 인정받는 절차예요. 대표 변경처럼 중요한 법인행위엔 공증을 생략하지 않는 것이 가장 안전해요. ✅
대표자 바뀌면 꼭 해야 할 등기 변경 절차
📋 목차등기소 신고 절차등기부등본 반영 기간법무사 수임 비용 비교FAQ대표자가 변경되면 ‘법인등기 변경’은 필수로 따라오는 절차예요. 아무리 내부에서 새로운 대표자를 선임했다 해도,
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📉 공증 누락 시 발생 가능한 문제 정리
| 문제 | 영향 | 해결법 |
|---|---|---|
| 등기 반려 | 변경 지연, 과태료 | 공증 후 재접수 |
| 은행 업무 지연 | 계좌 명의 불일치 | 공증서류 즉시 제출 |
| 외국 문서 무효 | 아포스티유 불인정 | 번역+공증 병행 |
| 법적 효력 불인정 | 투자, 입찰 불가 | 공증 서류로 재제출 |
🙋♂️ FAQ
Q1. 대표자 변경 공증은 꼭 해야 하나요?
A1. 대표자가 직접 등기 접수를 하면 공증 없이도 가능하지만, 대리인을 통한 접수나 정관 변경 시엔 반드시 공증이 필요해요.
Q2. 공증은 어디서 받을 수 있나요?
A2. 전국 공증인가합동법무법인이나 공증 사무소에서 받을 수 있고, 일부는 전자공증센터에서도 가능해요.
Q3. 공증 비용은 얼마인가요?
A3. 서류 1건 기준 2만~5만 원 정도이며, 번역공증이나 외국문서 공증은 10만 원 이상 나올 수도 있어요.
Q4. 공증 소요 시간은 얼마나 걸리나요?
A4. 방문 공증은 15~30분 정도, 전자공증은 당일 처리도 가능하지만 서류 검토 시간이 필요해요.
Q5. 전자공증도 법적 효력이 있나요?
A5. 네, 전자공증도 동일한 법적 효력을 가지지만, 일부 등기소는 실물 공증서류를 선호하는 경우가 있어요.
Q6. 공증 서류에 오타가 있으면 어떻게 하나요?
A6. 공증 직전 발견 시 수정 가능하지만, 완료 후 발견되면 재공증이 필요해요. 접수 전에 꼭 다시 확인하세요.
Q7. 위임장 공증에 인감도장이 꼭 필요하나요?
A7. 네, 서명만으로는 안 되고 반드시 인감 날인이 있어야 하며 인감증명서도 함께 제출해야 해요.
Q8. 공증 없이 등기 접수했다가 반려되면 어떻게 하나요?
A8. 공증을 받아 다시 접수하면 되지만, 기한(2주)을 넘기면 과태료가 발생하니 빠르게 재접수해야 해요.